Empfohlene Herangehensweise "Produktevaluierung"

Dieser Prozess sieht schon in der initialen ersten Evaluierungsphase vor, dass der Auftraggeber Mindest-, Höchst- und Muss-Kriterien definiert, die vom Anbieter erfüllt werden müssen. Dieses Dokument mit Anforderungen und Kriterien kennt man i.d.R. als "Leistungsbeschreibung" in Ausschreibungen oder "Anforderungskatalog" in RFI/RFP Prozessen.

Wir können Sie lediglich darauf hinweisen, dass dieser Weg aus unserer Sicht nicht empfohlen ist und Ihnen Alternativen aufzeigen. Unsere generelle Haltung zu diesem Thema wollen wir kurz erläutern und dann einen Weg zeichnen, auf dem man als Auftraggeber im Diskurs mit potenziellen Anbietern zurückgreifen kann, um Kosten zu sparen und Projektlaufzeiten zu minimieren:

Jeder Softwareanbieter und jede digitale Lösung basiert im Grunde auf einer definierten Standardlösung, welche die Systemarchitektur, die Logiken der Verarbeitung, die Lösungsphilosophie und das kommerzielle Geschäftsmodell für die überwiegende Mehrheit (i.d.R. 80%) der eigenen Nutzerbasis und/oder des prioritären Kundenklientel beinhaltet. Diese Standard/Core Grundarchitektur existiert i.d.R. ohne die Perspektive von Individuallösungen, Zusatzmodulen und/oder 3rd Party Addon Systemen. 

Wenn eine Lösung mit der Standard-Lösungsarchitektur und den anderen genannten Perspektiven nicht zur eigenen Idee/Philosophie der potenziellen Lösung passt, dann sind diese Anbieter insgesamt keine passenden Partner für das Projekt und sollten aus Markterkundungen, Evaluierungsprojekten und Ausschreibungen im Vorfeld ausgeschlossen werden. Denn das "Worst-Case" Szenario ist in jedem Fall, sich auf einen findigen Anbieter mit der günstigsten Mischkalkulation festzulegen, der die eigenen Anforderungen außerhalb des eigenen Produktstandards sozusagen als "Sonderlocke" extra programmiert, um den Auftrag zu erhalten.  

Die meisten Anbieter machen bewusst ein großes Geheimnis um die eigenen Preise und geben projektbezogene Angebote erst nach einer ersten Orientierungsphase heraus, in der genau diese speziellen Wünsche und Anforderungen gemeinsam besprochen werden. Dieses Verfahren kann man aus Zeit- und Ressourcengründen i.d.R. nicht mit dutzenden Anbietern durchführen, weswegen ein faires und transparentes Verfahren der Markterkundung, Longlist- und Shortlist Evaluierungen bzw. Ausschreibung vorgenommen wird. 

Allerdings bieten üblicherweise alle Anbieter kostenfreie Demovorführungen, Videos und Webinare an, in denen die Standard Architektur, die Lösungsphilosophie und auch das Geschäftsmodell erläutert wird. Diese Veranstaltungen dauzern i.d.R. ca. 1 Stunde. Es ist für jeden Auftraggeber problemlos möglich, mit verschiedenen Anbietern eine Demovorführung abzuhalten, denn die Erstellung der eigenen Anforderungsliste konsumiert ein Vielfaches an Zeit und Ressourcen. 

Wenn es Ihr Ziel ist, eine optimale Lösung zum bestmöglichen Preis zu implementieren, dann spielt die investierte Zeit bei der Evaluierung eine entscheidende Rolle. Wenn Sie ehrlich zu Sich selbst sind, dann verschlingt ein ordentlich und unter Beteiligung der Fachabteilungen, IT Abteilung, Management und Einkauf abgestimmter Anforderungskatalog mindestens 50 Personentage von dutzenden Stakeholdern (interne Ressourcen) für Meetings, Diskussionen, Entwürfe und finale interne Abstimmungsrunden. Wenn man hier ganz pauschal mit 1 Mannjahr an Ressourceneinsatz rechnet, dann kostet eine Evaluierung schon >100.000,- €, bevor der erste potenzielle Anbieter kontaktiert wurde.